Pracovní e-mail v angličtině: 5 úrovní zdvořilosti od kolegy po klienta

Většina lidí se v pracovním e-mailu bojí buď toho, že zní hrubě, nebo toho, že zní jako úřední dopis. Stačí vybrat jednu úroveň a držet ji. Tabulka níže je celý systém.

Zdvořilost ukazuje vztah

Čeština zvládne zdvořilost tónem a slovem „prosím“. Angličtina ji nese stavbou věty, a hlavně tím, jak daleko je žádost od rozkazu. „Send me the report“ zní, jako když to říká šéf. Gramaticky je v pořádku, jen z něj není poznat váš vztah s příjemcem.

Druhá věc je konzistence. Když e-mail začne „Hi“ a skončí „Yours faithfully“, příjemce tápe, jak vážně svá slova myslíte. Jedna úroveň na celý text je půlka úspěchu.

Pět úrovní

Úroveň volte podle toho, jak blízký vztah máte. Kolegovi z vlastního týmu pište úrovní 1 nebo 2. Klientovi, kterého vidíte dvakrát ročně, úrovní 4.

Pátá úroveň funguje jinak než čtvrtá. Hodí se tam, kde potřebujete, aby něco zůstalo v písemné podobě – potvrzení, stížnost, dohoda o termínu.

Zdvořilost v celém e-mailu

Zdvořilost se nepozná podle pozdravu, ale podle toho, jak je napsaná žádost. Tabulka ukazuje stejnou myšlenku dvakrát – jednou ve spěchu, podruhé tak, aby na ni přišla odpověď.

Vzor

Krátký e-mail na druhé úrovni. Žádost je v první větě, časový rámec ve druhé a nic dalšího tam není.

• Subject: Budget for the September campaign

• Hi Petra,

• I'm writing about the budget for the September campaign. Could you send me the numbers for the last two months by Thursday?

• Thanks,

• Tomáš

Délka je součást zdvořilosti. E-mail na pět řádků se přečte a odpoví, e-mail na patnáct řádků se odloží.

Časté chyby

• I am writing you about the report. → I'm writing to you about the report. – „write to somebody“

• Please to send me the file. → Could you send me the file, please? – „please“ není součást infinitivu

• I want to know if you received my email. → Could you confirm you received my email? – „I want“ zní v e-mailu jako rozkaz

• I would be grateful if you could sent it. → I would be grateful if you could send it. – po „could“ následuje infinitiv

• Thanks in advanced. → Thanks in advance. – fráze je „in advance“

První dvě chyby jsou gramatika, třetí a čtvrtá jsou o tónu. Všechny ale dělají totéž: nutí příjemce číst e-mail dvakrát. Během doučování často slyším „I am writing you about the report“ – to chybějící „to“ se opakuje skoro v každé druhé hodině.

Kdy je přímý e-mail správně

Ve firmách, kde se mluví anglicky denně, zní úroveň 3 a 4 zbytečně formálně. Když vám kolega odepíše „ok, done“, nepište mu příště „I would be most grateful“. Podívejte se, jak píše on, a přizpůsobte se.

A když si nejste jistí, ověřte si, jak firma píše. Podpis, šablony a starší e-maily v podstatě říkají, jaká úroveň je v téhle firmě normální.